Badania GUS wskazują, że co piąta osoba w wieku od dwudziestu pięciu do sześćdziesięciu czterech lat dokształcała się na kursach i szkoleniach. Widać też, że coraz więcej osób korzysta z pozaformalnych firm nauczania. Można przypuszczać, iż mamy tu do czynienia ze swoistą reakcją na zmiany wynikające z dynamicznego rozwoju świata.
Jednak nawet najlepsze szkolenie i świetnie przygotowany warsztat nie przyniosą oczekiwanej satysfakcji, jeśli uczestnicy nie skoncentrują się na treści szkolenia.
Żeby szkolenie było w stu procentach udane, zarówno szkoleniowiec, jak i organizator szkolenia powinni wspiąć się na szczyt własnych możliwości.
Trener, szkoleniowiec, czy kimkolwiek będzie osoba prowadząca warsztat, zajęcia lub wykład, musi dokonać właściwego wyboru co do organizatora szkolenia.
Firmy wynajmujące sale szkoleniowe często oferują również usługę zapewnienia organizatora szkolenia. Jednak nie jest to najlepszy wybór, gdyż te osoby nie są całkowicie oddane szkoleniu. Poza tym z reguły nie znają tematyki szkolenia, a co za tym idzie – grupy docelowej oraz poziomu jej oczekiwań. Oczywiście każde szkolenie powinno być traktowane z taką samą dbałością, ale z badań wynika, że osoby o dużym doświadczeniu i wysokich kwalifikacjach mają większe oczekiwania niż pozostali odbiorcy.
Wybór profesjonalnego organizatora to bardzo ważny element, zwłaszcza w przypadku szkoleń otwartych prowadzonych przez freelancerów. Powinna to być osoba, która organizuje każdy etap szkolenia, od pierwszego kontaktu z osobami potencjalnie zainteresowanymi szkoleniem, aż po kontakt z uczestnikami po zakończeniu szkolenia.
Posiadanie własnego organizatora stanowi ogromne ułatwienie i zdecydowanie podwyższa poziom obsługi klienta. Takie rozwiązanie często wcale nie okazuje się drogie. Trener nie musi zatrudniać organizatorów bezpośrednio. Obecnie na rynku istnieją firmy, które świadczą usługi outsourcingowe z zakresu organizacji szkoleń. Pobierają opłaty w wysokości od trzydziestu do pięćdziesięciu procent przychodu ze szkolenia, w zależności od ceny oraz czasu trwania.
W takich sytuacjach szkoleniowiec otrzymuje przypisaną do swojego projektu osobę, która zajmuje się organizacją i obsługą szkolenia od A do Z. Wtedy trener ma możliwość skoncentrowania się tylko i wyłącznie na treści szkolenia, a więc na tym, co daje mu największą satysfakcję. Jednocześnie usługa ta stanowi o wiele tańsze rozwiązanie niż zatrudnienie pomocnika na własną rękę.
Coraz więcej trenerów korzysta z tego typu rozwiązania. Duże znaczenie ma tu fakt, że to firma pracuje dla trenera, a nie na odwrót. Poza tym trener niczym nie ryzykuje. Jeżeli firmie nie uda się zebrać odpowiedniej liczby uczestników na konkretny termin, nie pobiera za to gaży, ale przekłada termin szkolenia. Prowizję pobiera dopiero po odbytym szkoleniu.
Warto pamiętać, że każde szkolenie – nawet najmniejsze – stanowi wizytówkę trenera. Zadbanie o całokształt szkolenia jest więc rzeczą konieczną. Nierzadko zdarza się, iż osoby prowadzące zdają się w pełni na niedoświadczonych organizatorów. Zdarza się też, że robią wszystko same. W takim wypadku wartość przeprowadzonego warsztatu najczęściej pozostawia sobie wiele do życzenia. Wartość takiego szkolenia maleje w oczach uczestników będących bacznymi obserwatorami i mających duży bagaż doświadczeń i porównań.
Docenienie uczestników szkolenia odgrywa niebagatelną rolę przy powodzeniu przedsięwzięcia. Należy więc zadbać o jakość nie tylko samego warsztatu, ale także kwestii organizacyjnych i związanych z obsługą klienta.